Ett standardbrev är ett maskinskrivet brev i Microsoft Word som matas information från en länkad databas . Denna typ av brev gör det möjligt att komponera , skriva ut och skicka samma brev till en grupp av olika mottagare . Du kan använda Microsoft Excel tillsammans med Word för att skapa din standardbrev. Uppgifterna ligger i Excel , medan du skapar och hantverk orden som bygger upp ditt brev i Word . Saker du behöver
mottagarlistan
Visa fler instruktioner
1
Ange dina data till Microsoft Excel . Placera varje bit data till sin rätt speciellt namngiven kolumn . Till exempel , för en bokstav du troligen spara en lista med namn och e-postadresser , så namnge kolumnerna " Förnamn ", " Efternamn ", " Gatuadress 1 , " Gatuadress 2 , " "City ", " staten " och " Postnummer ". Lägg kolumner som du tycker passar . Ange motsvarande uppgifter för varje person på din lista .
2
Spara och stäng Microsoft Excel -filen när du är klar med att lägga data. Gå till Microsoft Word .
3
Klicka på " Utskick " eller " Verktyg" i huvudmenyn i Word ( beroende på version ) . Välj " Starta Koppla dokument . "
4
Välj " Brev " från listan med alternativ .
5
Komponera ditt brev ( även kallad " Huvud dokument " ) i det tomma dokumentet som du har öppna . För att formatera ditt brev i en formell stil , placera din adress följt av datum högst upp , sedan mottagarens namn och adress ( inga platshållare här för nu ) , hälsningen ( " Kära herrar & Madams " ) nästa , skriv meddelandet under det , och sedan slutligen skriva din sista ( " vänliga hälsningar " ) . Namnge och spara ditt brev i Word . Hålla den öppen .
6
Klicka " Välj mottagare ", " Open Data" eller ett liknande alternativ från din " Koppla dokument " i verktygsfältet . Välj " Använd befintlig lista " bland alternativen .
7
Välj " . Xls " från " Filformat " rullgardinsmenyn i " Välj datakälla " dialogrutan . Hitta Excel-filen som du sparade i steg 2 och klicka på " Öppna". Välj det kalkylblad där du lagt in uppgifterna i dialogrutan och klicka sedan på " OK . "
8
Go tillbaka till huvuddokumentet ( bokstaven ) . Klicka på " Infoga kopplingsinstruktion " från " Koppla " verktygsfältet . Du ser en lista över alla kolumner som du skapade i Microsoft Excel -datafilen ( dessa nu kallas " fält " i Word ) .
9
Välj " Förnamn " fältet först . En referens fras ( << First_Name >> ) visas i ditt dokument . Placera frasen där det ska vara i ditt brev ( som en del av mottagarens adress och eventuellt hälsning också) . Nu kommer alla förekomster av förnamnen på dina uppgifter listan visas i det området av ditt brev . Upprepa denna åtgärd för alla dina fältnamn .
10
Klicka på " Slutför och koppla " från " Koppla " i verktygsfältet och välj " Redigera enskilda dokument . " Välj de poster från ditt datablad som du vill slå ihop och klicka " OK . " Alla dina brev , med den integrerade datainformation , visas på skärmen .
11
Redigera mottagarlista antingen genom att klicka på " Redigera mottagare List " på " Koppla " i verktygsfältet eller genom att redigera uppgifterna dokument i Microsoft Excel .
