Om du gör ett massutskick , vare sig för affärsändamål eller en familjesemester brev , kan du spara mycket tid och energi genom att göra en dokumentkoppling i Microsoft Office . Du kan skriva in hela din adresslista i en spreadsheeting använder Microsoft Excel , och ställa in dokumentkoppling i Word . En dokumentkoppling arbetar för att skapa ett ark med etiketter och automatiskt placera dina adressboksdata i varje etikett , så du behöver inte manuellt skriva varje etikett . Saker du behöver
Microsoft Excel Review Microsoft Word ark
Label
Printer
Visa fler instruktioner
1
Ställ in adresslistan i ett Excel-kalkylblad . I Excel , ange lämpliga kolumnrubriker i den första raden i ett tomt kalkylblad , t.ex. förnamn , efternamn, adress 1 , adress 2 , ort , postnummer . Under varje kolumnrubrik , ange motsvarande post för varje person i adresslistan . Flytta ner till nästa rad och fortsätter att lägga till poster tills du har slutfört adresslistan .
2
Definiera namn på adresslistan så kommer du enkelt att kunna hitta den när du börjar dokumentkoppling . Klicka och dra för att välja alla kalkylblad celler . Klicka på " Formler " fliken i Excel . I " Definierade namn " grupp, klicka " Definiera namn . " Ange ett namn på adresslistan som hjälper dig att känna igen den . Klicka på " OK . " Addera 3
Spara kalkylbladet . Stäng Microsoft Excel .
4
Öppna Microsoft Word för att ställa in etiketterna för kopplingen . Klicka på " Utskick "-fliken. I "Start Mail Merge " grupp , klicka på "Start Mail Merge . " Välj " Etiketter ". I " Label Alternativ" i dialogrutan väljer du vilken typ av skrivare du ska använda , tillverkaren av dina etikettark och produktnumret för etikettarken ( på förpackningen ) . Klicka på " OK . " Ett nytt dokument öppnas med de anpassade etiketter som i en tabell .
5
Klicka på " Microsoft Office-knappen " och välj " Word-alternativ . " Klicka på " Avancerat ". Under " Allmänt ", välj " Bekräfta filformatskonvertering på Öppna. " Klicka på " OK . " Detta kommer att jämna processen att länka din adresslista till kopplingen .
6
Klicka på " Utskick " fliken igen . I "Start Mail Merge " grupp , klicka på " Välj mottagare . " Välj " Använd befintlig lista . " Välj Excel-kalkylbladet som du skapade i dialogrutan . Dubbelklicka på filen . I nästa dialogruta , välj " MS Excel -kalkylblad via DDE ( * . Xls ) . " Klicka på " OK . " Markera det kalkylblad du vill sammanfoga . Klicka på " OK . " Etiketterna nu är kopplade till adresslistan .
7
Lägg platshållare till etiketterna , så Word vet var du ska placera de anslutna adressposter . Varje platshållare , som kallas ett mail merge fält , kommer att motsvara en post på adresslistan . På " Utskick " fliken " Skriv och infoga fält " grupp, klicka " matchande fält . " Använd den här dialogrutan för att matcha elementen i en adress till kolumnrubrikerna från din Excel-fil . Välj från en drop -down- listan till höger som matchar motsvarande kolumnrubrik från din fil . Välj bara de delar du vill inkludera i varje etikett .
8
Ange kopplingsinstruktioner genom att klicka på din etikett dokumentet där du vill skriva in det första fältet . I " Skriv och infoga fält " grupp , klicka på " Adress Block . " Markera de element som du vill inkludera och klicka på " OK . " Klicka på " Uppdatera etiketter" i " Skriv och infoga fält " grupp . Detta kommer att kopiera etiketten och tillämpa den på alla andra etiketter .
9
Förhandsgranska dokumentkopplingen när den är klar . I " Förhandsgranska resultat " grupp på " Utskick " fliken , klicka på " Förhandsgranska resultat . "
10
Finish och skriva ut etiketterna genom att klicka på " Slutför och koppla " i " Finish " -grupp på " Utskick "-fliken. Klicka på " Skriv ut dokument . " Du kan välja att skriva ut alla etiketter eller bara ett urval . Kontrollera att skrivaren är ansluten till skrivaren och etikettarken är korrekt matas in i skrivaren .
