Microsoft Office Mail merge funktioner gör att du kan skapa adressetiketter för ett massutskick på ett effektivt sätt . Du måste använda Microsoft Word för att genomföra dokumentkoppling som fungerar genom att ansluta en etikett dokument till en adresslista . Du placerar platshållartext till etiketterna , och en gång samman , kommer varje etikett innehåller adressen till en person på adresslistan . Du kan skapa en adresslista i olika typer av datafiler , till exempel ett Microsoft Excel-kalkylblad . Följ dessa steg för att ställa upp en adresslista i Microsoft Excel för att använda i ett Microsoft Word- mail merge . Saker du behöver
Adresslista
Microsoft Excel Review Microsoft Word Review etikettark
Visa fler instruktioner
1
Öppna ett tomt kalkylblad i Microsoft Excel .
2
Börja med att skriva kolumnrubriker för varje fält av data i din lista över adresser . Klicka i cell A1 och skriv " förnamn ". Tryck på " Tab " för att gå till nästa kolumn . Ange " Efternamn ". Fortsätt att tabba över och in på kolumnrubrikerna för gatuadress 1 , gatuadress 2 , stad , stat och postnummer .
3
Klicka cell A2 . Ange förnamnet på den första personen i din adresslista . Tab över att lägga resten av sin adress i motsvarande kolumn . Varje rad kommer att vara en enskild adress rekord .
4
Tryck " Enter " för att flytta till nästa rad ner . Fortsätt att lägga till adressinformation i varje cell tills du har slutfört adresslistan .
5
Spara dokumentet . Ge den ett filnamn och en plats du kommer ihåg , när du behöver använda dokumentet senare .
6
Öppna ett tomt dokument i Microsoft Word .
7
Klicka på " Utskick "-fliken. Klicka på " Start Mail Merge " och sedan " Labels ".
8
Välj vilken typ av skrivare du kommer att använda för att skriva ut etiketterna . Välj leverantören för etikettark som du ska använda . Välj produktnummer anges på förpackningen av etikettark. Klicka på " OK . " Etiketterna ska sättas upp som en tabell i Word-dokumentet .
9
Klicka " Välj mottagare " på " Utskick " fliken . Klicka på " Använd befintlig lista . " Välj Excel-filen du just sparade för att ansluta till det .
10
Klicka på " Redigera mottagarlista " på " Utskick " fliken om du bara vill skapa etiketter för vissa adresser i din lista . I dialogrutan väljer enskilda poster genom att kontrollera de som du vill inkludera . Avmarkera de du inte vill inkludera .
11
Konfigurera fälten dokumentkoppling som fungerar som platshållare på etiketterna . Varje etikett kommer att ansluta till en adress rekord i adresslistan , inklusive alla adress element som du behöver . Klicka på " Match Fält " i " Skriv och infoga fält " grupp på " Utskick " fliken . Detta kommer att ta upp en ny dialogruta som visar delar av en adress på vänster och kolumnrubrikerna från adresslistan på höger sida .
12
Klicka på en drop -down menyn till höger för att korrekt matcha rätt adress fältet som du vill använda för varje element . Välj bara de delar du vill ha med på etiketterna . Till exempel matchar inte " Courtesy Title " om du inte har en kolumn titel i adresslistan .
13
Klicka på den första etiketten på Word- dokumentet . Om du vill inkludera innehåll som du vill visa på varje etikett , sätt i det nu . Till exempel kan du lägga till en företagslogotyp till varje etikett . För att göra detta , klicka på " Infoga "-fliken och välj " Bild " för att infoga bildfilen .
14
Klicka samma etikett där du vill infoga platshållare dokumentkoppling fältet . Klicka på " Address Block " i " Skriv och infoga fält " grupp . Välj adressen element som du vill inkludera och klicka " OK ".
15
Klicka " Uppdatera etiketter" i " Skriv och infoga fält " grupp . Detta kommer att tillämpa innehållet i den första etiketten till alla etiketter på sidan .
16
Förhandsgranska dokumentkopplingen efter att du har avslutat inställningen av första etiketten . Detta gör det möjligt att se resultatet av dokumentkoppling innan du fyller det . Klicka på " Förhandsgranska resultat " i " Förhandsgranska resultat " grupp .
17
Anslut skrivaren till datorn och mata den med etikettark innan du avslutar samman .
18
Klicka " Slutför och koppla " i " Finish " grupp på " Utskick " fliken . Klicka på " Skriv ut dokument " för att skriva ut etiketterna .
