? Microsoft Excel , det kalkylprogram som erbjuds med alla versioner av Microsoft Office , kan också hjälpa användare att skapa databaser . Excel är denna uppgift möjlig genom att tillhandahålla funktioner för att definiera databastabeller , fylla dem med rader med data , hämta data och ändra det som behövs . Vem som helst kan använda dessa funktioner för att bygga och arbeta effektivt med databaser i Excel . Tabeller
En Excel -databas tabell är en uppsättning kolumner , med den enklaste tabellen med bara en kolumn . Till exempel kan en databas som håller data om konsthistoria har en tabell med biografiska uppgifter om konstnärerna . Konstnärerna tabell kan innehålla kolumnerna " Förnamn ", "Efternamn ", och " stil . " Att ställa upp ett bord som detta i Excel , skulle du skriva fälten nyss nämnda i angränsande celler . Addera Data Entry
Du kan mata in data i din Excel -databas genom att skriva in det direkt i kalkylbladscellernas . I exemplet med konstnärerna tabellen i konsthistoria databasen , kan denna operation innebär att skriva " Pablo " i cellen nedanför Förnamn fältet , trycka på "Tab " för att flytta till nästa cell , sedan skriva " Picasso " i "Efternamn " fält. Denna metod för inmatning är benägen att stavning och andra fel , t.ex. skrivfel i fel cell och förstöra cellens uppgifter . För att undvika dessa problem , har Excel ett antal lösningar . En av dem innebär att man använder listor över giltiga värden från vilka användare inmatning av data kan välja . Du kan skapa sådana listor med Excel " Data Validation " kommandot under " Data " fliken .
Hämta
Excel har kommandon så att du kan söka efter och hämta tabellen poster , som är viktiga för att driva en databas . Du kan utföra dessa operationer i Excel på flera sätt . En av de vanligaste är med " Filter " -kommandot . Använd detta kommando genom att klicka med musen på en av cellerna i en tabell , dra musen över tabellens andra celler , kör " Filter " kommando och ange vilka poster du vill visa . För konsthistoria Detta kan t.ex. innebära kontroll endast för de poster som har en " stil " värde " kubismen . " Denna åtgärd skulle hämta endast information om konstverk med kubismen stilen . Addera Ändra
Excel inte bara tillåter dig att skriva in nya data och hämta befintliga poster från en databas , det kan du också ändra befintliga poster . Den enklaste av metoderna för att åstadkomma detta kan du klicka i en cell och redigera dess innehåll . Som med att skriva in nya data , men modifiera befintliga data är benägen att felanvändning . Anpassade former som visar en delmängd av poster och tillåta användare att modifiera och uppdatera bara de poster är ett sätt att minska detta problem . Ett annat är att använda Excel " Datavalidering " -kommandot , vilket hindrar användare från att komma in data som inte uppfyller specifika kriterier .
