Om du har ett dagis eller annan barnomsorg , är det viktigt att spåra närvaron av alla barn som är för närvarande inskrivna . Verktygen i Microsoft Excel gör det relativt enkelt för lärare och skolledare att spåra barns närvaro - oavsett om du vill följa den av veckan , månaden eller året . Beroende på hur du vill visa kalkylbladsdata kan du skapa grafer och diagram för att representera närvaro eller frånvaro av varje barn i daghem . Instruktioner
Skapa mall
1
Öppna en ny arbetsbok i Excel med 13 kalkylblad . Du kan lägga till kalkylblad genom att klicka på flikarna längst ner på sidan . Varje enskilt kalkylblad bör representera en månad , med den sista kalkylblad som används för året - to-date tabeller .
2
sammanfoga cellerna från C1 till AI1 . Skriv namnet på månaden , följt av året i den sammanfogade cellen . Centrera texten , öka teckenstorlek och djärva bokstäver för att göra rubriken synlig . Lägg till färg eller andra designelement som passar dina önskemål . Addera 3
Type rubriken " Efternamn " i A2- fältet och " förnamn " i B2 området . Gör texten stå ut genom att göra typsnittet fet och öka textstorleken .
4
Lägg en sista kolumnen i slutet i cellen AJ1 att automatiskt tabellform antalet frånvaro för den månaden . Den här kolumnen kommer att använda villkorsstyrd formatering för att avgöra hur många dagar varje barn har varit frånvarande .
5
in datum för den månad kolumnerna mellan C2 och AI2 . Ansök skuggning till semester och helger när man inte kommer att ta publikrekord .
6
Typ varje barns första och sista namn i raderna nedanför motsvarande kolumn huvuden . Sortera informationen efter efternamn, klass , eller en kombination av båda .
7
Kopiera och klistra in den här mallen i samtliga 12 kalkylblad . Du kommer fortfarande att behöva anpassa informationen på varje kalkylblad dock genom att ändra rubriken till rätt månad och uppdatera datum för att representera det korrekta antalet dagar i månaden .
8
Skapa en kod för att fylla ut publikrekord . Kanske , " P " för närvarande och " A " för frånvarande .
9
in en formel i månaden - to-date kolumnen automatiskt tabulera hur många frånvaro varje barn har per månad . Om du använder " A " för frånvarande , är formeln för det första barnet : COUNTIF ( $ C3 : $ CAI3 , " A " ) . Den blandade cellformel kan sedan kopieras och klistras in på varje rad i kolumnen . Formeln ovan
förutsätter att C3 är den första posten i månaden för det första barnet noterat på kalkylbladet . Ändra formeln som behövs så de utvalda områdena omfattar hela datumintervall för månaden .
10
Kopiera formlerna i varje av de 12 kalkylblad . Dubbelkolla formlerna för att säkerställa att de är korrekta .
11
Kopiera och klistra in den första och sista namnen på barnen i den sista kalkylblad om du vill tabulate antalet frånvaro under loppet av året . Se till att du inkluderar rubriker , som är nödvändiga .
Tabulating för året hittills Sum
12
Skapa en formel för att tabulate antalet frånvaro för varje barn på dagis anläggning. För att skapa formeln , anger " = sum ( " in i året -to-date fält för första barnet på listan .
13
Klicka på det första kalkylbladet och klickar på den månatliga summan för första barn på listan .
14
Håll ner SHIFT -tangenten på tangentbordet och klicka på den sista månadens kalkylblad . Klicka på den månatliga summan för det första barnet i listan och tryck på ENTER . formeln ser ut ungefär så , " = sum ( ' januari: December" ! AI3 ) . " .
15
Kopiera och förbi formeln i året - to-date kolumnen för varje barn på listan
Addera ditt
