En fördel med att använda Microsoft Excel är att du inte nödvändigtvis behöver skriva in alla uppgifter för hand . Om de data som du vill använda i kalkylbladet redan finns i elektroniskt format kan du importera information från en textfil , databas eller annan använda källan . Men dessa uppgifter är endast intressant om de är korrekta . När du importerar data till Excel , bör du alltid ta åtgärder för att säkerställa att uppgifterna är giltiga innan du fortsätter . Instruktioner
1
Klicka på den mittersta knappen längst upp till höger på skärmen för att expandera Excel-ark till helskärm . Full - screen -läget gör det lättare att se och granska data .
2
Bläddra igenom alla dina kolumner och leta efter ogiltiga tecken och andra frågor . Titta efter celler som innehåller "# # # # # # " i stället för giltiga data . Denna symbol betyder att data i cellen är för stor för att passa i den tilldelade kolumnbredden . Utöka kolumnbredden ska lösa den frågan .
3
sorterar data efter varje kolumn i sin tur sedan vända den kolumnen sort att gå tillbaka till den ursprungliga kalkylprogram . Kontrollera de höga och låga värden i varje kolumn för eventuella extremvärden som kan avslöja dåliga eller inkonsekventa uppgifter .
4
Kontrollera kolumnrubrikerna för varje kolumn för att säkerställa att de är korrekta . Om kolumnrubrikerna inte är korrekta , kan det tyda på att uppgifterna inte importerades framgångsrikt .
