Microsoft Access är en kraftfull databas program som låter dig kombinera och använda data i en mängd olika sätt . Du kan använda den för att generera rapporter som du sedan kan skriva ut eller skicka med e - post i en mängd olika format . Instruktioner
1
Det enklaste sättet att skapa en rapport i Microsoft Access är att skapa en fråga som innehåller de data som du vill inkludera i din rapport. Gå till Query vyn och välj " Skapa fråga med guiden . " Guiden hjälper dig att kombinera data från tabeller i databasen för att uppnå det resultat du vill ha . Dessutom , med en fråga det ska vara lättare att filtrera ut de resultat du inte vill ha i din rapport . Använd bara frågan för att välja endast de data du vill .
2
När du har din fråga utformade och har valt ut de data som du vill använda i din rapport , gå till Rapporter se och välja " Skapa rapport med hjälp av guiden . " Addera 3
guiden leder dig genom processen att välja den fråga du just skapat , då fälten från den fråga som du vill inkludera i rapporten . Välj sedan hur du vill gruppera dina data. Det kommer också att ge dig en chans att välja hur du vill att rapporten ska se ut . Men de flesta av de format som ingår gör att du kan e-posta rapporter inte kommer ut formateras precis som källan rapporten .
4
Efter den grundläggande rapporten har skapats , gå fram och tillbaka mellan Förhandsgranska mode och design Visa att finjustera den . Se till att du kan se alla dina data och att dina gruppering nivåer arbetade på det sätt du vill ha dem .
5
När din rapport är finjusteras , är det dags att skicka det . Lyckligtvis har Microsoft Access ett enkelt sätt att skicka rapporter i Microsoft Outlook . Bara öppna rapporten , välj sedan Arkiv - > Skicka till - > E-postmottagare ( som bifogad fil ) . Detta kommer att ge dig en lista med alternativ , inklusive , men inte nödvändigtvis begränsat till , Excel , HTML , Rich Text Format ( " RTF " ) text och vanlig text .
Rich Text Format är ett format som tillåter både text och formatering i samband med att texten kommer att skickas från ett ordbehandlingsprogram plattform till en annan . När du har valt det format som du vill skicka din rapport i
6
, kommer Outlook att ge dig ett nytt e - postmeddelande med rapporten ingår som en bilaga . Enkelt uttryckt på din mottagare ( s) adress (er ) , tillfoga någon text som du behöver för att förklara den bifogade rapporten , och tryck på " skicka ".
