Microsoft Access är en relationsdatabas program som utformats speciellt för att tillåta dig att lagra och identifiera data över flera tabeller . Du vill använda Access istället för Excel för att spåra utbildning eftersom det eliminerar repetitiva uppgifter och låter dig dra ihop liknande information för att besvara viktiga frågor, såsom " Vem har haft utbildning X ? " Att spåra träning med Microsoft Access , måste du bygga en databas . Instruktioner
1
Skapa en praktikant bord . Denna tabell visar alla som behöver ha utbildning . Varje trainee kommer att vara en post , eller rad i denna tabell med ett unikt traineeprogram ID-nummer . Ytterligare information som behövs för dina ändamål bör tillsättas, såsom kontaktinformation . Förutsatt att alla behöver samma utbildning , bör du skapa fält för varje behövde utbildning . Annars måste du lägga till ett fält träningsform för varje praktikant och sedan skapa en separat utbildning som behövs bord .
2
Skapa en utbildning tabellform . Du kan skapa en tabell som har all potential träning med en utbildning ID som nyckel och ytterligare information om att utbildning inom andra områden . Om du kommer att ha flera instanser av samma utbildning som du vill identifiera sig ( i april Stuff 101 klassen är väsentligt annorlunda än den maj Stuff 101 klass ) , måste du antingen göra en ytterligare ID- fältet i din träning tabell för utbildning typ , eller du kan skapa olika tabeller för olika typer , så att du kan ha ett Stuff 101 utbildning bord separat från Stuff 102 .
3
Relatera praktikanter sin utbildning med relationer . Utan relationer , kan du inte berätta vem har haft som utbildning . Det finns två sätt att göra detta . Relatera utbildningen ID från utbildning tabeller till praktikanten bordet - detta innebär att du spårar utbildning huvudsakligen genom att bocka av när en person avslutar utbildningen . Eller , relatera trainee -ID från trainee tabellerna till de utbildningar borden , i det här fallet , är du spåra utbildning av vem avslutar varje klass . Den andra metoden skulle vara idealiskt om utbildningen sker i grupp och närvaro eller passerar registreras .
4
använda frågor och rapporter . Efter dina tabeller och relationer identifieras , kan du skapa frågor för att se vilka praktikanter har slutfört en viss utbildning . Du kan också se vad utbildning är kvar för någon särskild praktikant . Rapporter kan baseras av frågor för att göra denna information mer utskriftsvänlig .
