Microsoft Access ger en databas med " search- query language " ( SQL ) till små företag . Dess flexibilitet och funktioner levererar en hel del datorkraft för en arbetsgivare . Konfigurera löner i Microsoft Access är ett bra verktyg för att spåra register över anställda . Att sätta upp ett komplett lönesystem beräknar bruttolön , avdrag , och anställd nettolön är kräver en mycket sofistikerad databas programmerare . En arbetsgivare med medelsvåra till avancerade Access- färdigheter kan inrätta ett system för löne- rekord . Instruktioner
1
Namn och skapa en ny databas från " Nya " kommando på " File " fliken . Välj fliken "Hem" , och en ny tabell öppnas . Växla till " Design. "
2
Ange namnet på " Primary Key " i " Fältnamn " kolumnen på rad 1 . " ID " är standard med en " Räknare " i " Datatyp " kolumnen . Detta kan hållas eller ändras till en annan unik postidentifierare , till exempel en anställd ID-nummer eller Social Security Number . Den " Datatyp " kan hållas som en " Räknare ", eller ändras till en manuell inmatning , så länge " Indexerad " egenskapen är inställd på " Ja (inga dubbletter ) . "
3
Skapa fält för all den information som krävs från nyanställda . Detta omfattar :
1 . Och efternamn , initialer eller mitt namn , om så önskas
2 . Hemadresser och postadresser
3 . Arbete , hem och mobilnummer
4 . Antal avdrag för federala och delstatliga källskatt
5 . Social Security Number
6 . Körkort eller andra statliga identifieringsnummer
7 . En kryssruta se till att " bevis på sysselsättningen " berättigande har verifierats
8 . En textruta för att registrera de handlingar verifierade
9 . Officiell sysselsättning startdatum
10 . Officiell uppsägning datum (fylls när den anställde lämnar ) katalog
11 . Lönenivå
12 . Befattning och annan information som önskas av
arbetsgivare
CV och ansökningar kan digitaliseras och bifogas posten , om så önskas
4
Tilldela datatyp för varje fält ställa de nödvändiga egenskaperna att formatera siffror , ange antal tecken som tillåts i ett fält och avgöra om data ska indexeras . Genom att skapa en databas , är det också klokt att lägga till ett fält beskrivning som definierar dess syfte , en åtgärd för att jogga minne senare när databasen behöver ändras eller revideras .
5
spara tabellen , namnge den " Medarbetare " eller annan meningsfull tabellnamn.
6
Välj " Skapa " -fliken och klicka på " Form " -knappen i " Form " -grupp . Lägg till alla eller vissa fält i formuläret och spara det . Format fältegenskaperna att matcha Table egenskaper . Spara den en gång innan han återvände till " Formulär " på "Visa " -knappen på fliken "Hem" . Använd formuläret för inmatning av data .
7
Välj " Skapa " -fliken och klicka på " Anmäl " -knappen i " Rapport " -grupp . Lägg till alla eller några av fälten och sedan byta till " Layout " vy . Ändra kolumnbredd och fält format och etiketter . Ändra typsnitt, färger eller välja en pre - formaterad motiv ur " Design " rullgardinsmenyn . Spara rapporten . Rapportmallen låter dig skriva ut löner rapporter .
8
Kryptera databasen för säkerheten . Stäng databasen , öppnar i exklusivt läge med nedåtpilen på " Open File " fönstrets " Öppna " -knappen och välja " Öppna exklusivt . " Klicka på " File " -fliken, välj Info kommandot , och klicka sedan på " Kryptera med lösenord" på " Info " fönstret . När " Ange lösenord för databas " dialogruta visas , ange ett lösenord och skriva det en gång för verifiering . Klicka på OK . Nästa gång databasen öppnas , kommer lösenordet att krävas . Skriv ditt lösenord i rutan Lösenord skriver det igen i rutan Bekräfta rutan , och klicka sedan på OK .
