En Access-databas fungerar som ett utmärkt instrument för lagring av register över anställda , från hyra datum och hemadresser till lön och löneavdrag information. Om du planerar att använda en Access-databas för din löne beräkningar , designa dina bord först , fyll dem med nödvändig grundläggande information , sedan använda en rad kalkylerade frågor och rapporter för att beräkna löneskatter och annan viktig information . Bygga Tabell
När du bygger tabellen på vilken din anställdas löner Databasen bygger , måste du ställa fälten upp ordentligt . Du behöver områden för den första och sista namnet på varje arbetstagare , samt ett fält som lagrar varje arbetstagares personnummer eller anställningsnummer . Den årliga lönen för arbetstagaren går i ett annat område , det område bör vara i valutan format . Du behöver inte skapa fält för belopp löneavdrag , eftersom du kan beräkna dessa belopp baserat på den information som finns i tabellen . Addera Beräknat Frågor
One av de saker som gör Microsoft Access sådan effektiv databas program är att inte alla data måste lagras permanent i tabellerna . Istället kan databasen designers skapa en serie av beräknade fält inom frågor . Dessa beräknade fält ger data i realtid , utan att behöva lagra extra fält i tabellen . Till exempel, om lönen information lagras i ett fält som heter " GrossPay , " databasen utvecklare kan skapa en beräknad fråga för att beräkna Medicare skatt baserad på den siffran . Det beräknade område skulle läsa " MedicareTax : [ GrossPay ] * 1,45 % , " förutsatt att Medicare löneskatt är 1,45 procent av den fasta lönen
Rapporter
. När frågan väl och dess beräknade fält är på plats , kan databasen designers skapa en rapport som gör att användare kan få information om de anställda som de vill se . Databasen designern kan skapa en rapport för varje avdelning , med denna rapport filtrering för arbetstagare i den avdelningen baseras på en kod i databasen tabellen . Till exempel skulle det betänkande som används av en teknisk tjänst chef filtreras för arbetstagare med en kod för " TS . " När chefen kör rapporten , en förteckning över anställda och löner visas , komplett med beräkningar för alla föreskrivna löneskatter .
Realtidsdata
En av de mest viktiga aspekter av Microsoft Access är att användare kan få information i realtid när de klickar på en fråga eller rapport . När användare besöker dessa databaselement , drar programmet relevant information direkt från databasen tabeller , och resultaten inkluderar några uppdateringar andra användare kanske just har gjort . Det gör att chefer som arbetar på en budget , till exempel att köra en rapport av alla i sin avdelning och se deras faktiska året - to-date löneuppgifter , tillsammans med de obligatoriska löneavdrag .
