SPCS, ett bokföringsprogram som gjorts av Intuit , erbjuder flera funktioner för småföretagare att spåra en kunds kundorder , inköp , fakturerade artiklar , fakturor och betalningar . QuickBooks gör detta genom att tillhandahålla spårning funktioner på många av de områden som en intern transaktion för att hjälpa till att hitta saker lätt . Det finns flera olika sätt att hålla koll på fakturerade poster i SPCS -filen , är det en enkel sak att använda dem på rätt sätt . Saker du behöver
inköpsorder
kundorder
kundlista
Visa fler instruktioner
Tracking Billed Leverantör objekt
1
Börja med köpet för att spåra fakturerade leverantör objekt . En beställning genereras till en leverantör , som tillåter dem att utföra en viss funktion , tjänst eller att tillhandahålla varor . Fyll i alla datafält när du genererar en inköpsorder till en leverantör . Varje fält spåras med hjälp av sökfunktionen i SPCS . SPCS tilldelar ett nummer inköpsorder till varje order skapas inom systemet. För att avgöra om en leverantör har redan fakturerats mot inköpsorder , kopiera beställningsnummer från säljarens formen i den övre högra rutan " PO No " i SPCS och göra en sökning . Detta kommer att ta upp något som belastat detta inköpsorder .
2
Använd " Referensnummer " fältet på säljarens fakturering skärmen . När materialen beställts via inköpsorder tas emot , får ditt företag en faktura från leverantören , samt en fraktsedel . Använd konossementet eller ordernummer som " referensnummer. " Om du har angett inköpsorder korrekt , är det beställningsnummer och referensnummer på konossementet kopplas samman på samma transaktion . In i QuickBooks systemet
3
Input fakturor och se till att använda den " Memo " linje . Om du av någon anledning finns det ingen inköpsordernummer och ingen konossementnummer , har du möjlighet att tilldela numren själv och sätta dem i rätt linje eller använder " Memo " linje . Det ligger på den nedre vänstra delen av fakturan skärmen . Du kan också använda detta område på något sätt du väljer , för att relatera till ett jobb eller projekt läser specifika objekt som betalas mot detta projektnummer .
Tracking Billed Customer objekt
4
Utnyttja försäljningen ordernummer att knyta ihop kundfakturor och säljorder . Skapa en kundorder då en särskild begäran kommer från en kund för ett objekt som inte finns i lager . Genom att skapa en kundorder , kan QuickBooks automatiskt generera fakturan för att säljaren också . Tilldela kundordern numret att spåra objekt beställts för en viss kund .
5
generera fakturor och skicka med leveranser till kunder baserade på kundorder skapas i systemet . Vid mottagandet av betalning , är kassakvitto kopplad med fakturanumret binda de två tillsammans i Quickbooks systemet . Varje form har ett identifieringsnummer som kan användas för att spåra denna visst objekt eller grupp av objekt . Om fakturan är en del av en tidigare beställning klienten presenteras ditt företag med , ska det numret anges på fakturan eller inköpskvittot i mitten rutan " PO Nej " .
6
Visa betalningar på kundens betalning skärmen på två sätt . På höger sida finns en ruta märkt " referensnummer. " Referensnumret spårar betalningen så om betalningen är med check , det skulle checknummer gå i detta fält. Om det har betalats med ett kreditkort , går tillståndsnummer här .
Det andra sättet är med " Memo " linje . Liksom memo linje i inköpsorder och försäljningsorder , är detta ett sätt att spåra ytterligare information . Detta gäller även spåra delbetalningar på en faktura görs vid tidpunkten för försäljningen .
