En av de många praktiska funktionerna i SPCS är möjligheten att kontakta alla kunder och leverantörer via e-post i en bulk kommunikation . Fakturor kan försäljning kvitton , inköpsorder och alla andra former att skickas till kunder och leverantörer med ett par musklick . Synkronisera Outlook och SPCS låter inte bara e-post utan också möten med kontakterna , förfallodagar för betalningar och mer kan matas in och spåras i både SPCS och Outlook-programmet . Instruktioner
1
Säkerhetskopiera ditt företag fil . För att göra detta gå till " File " och klicka på den . Rulla ner till " Backup " -knappen och klicka . Du kommer att bli tillfrågad om var du vill spara den här säkerhetskopian till , välja en flash-enhet eller en extern hårddisk . Om kunder och leverantörer inte in korrekt , kan du sluta med en enda röra när synkroniseringen är klar . Du måste återställa säkerhetskopian och ta bort den synkroniserade filen om detta inträffar .
2
Klicka på " File " fliken på den övre menyraden . Rulla ner till " Verktyg " och klicka på den . Välj " Synkronisera kontakter" .
3
Kontrollera QuickBooks filen för duplicerade kontakter i kundens och säljarens listor . För att göra detta öppnar upp kundcenter och läsa varje namn . Om du hittar en kund eller leverantör som har kopierats , måste du slå samman dem till en innan du börjar synkroniseringen .
4
Merge duplicerade kunder och leverantörer . Öppna upp kundens namn som är mer komplett , med andra ord den med de flesta transaktioner och fylldes i kontaktinformation. Deras namn , adress , telefonnummer och e-postadress kommer att vara i det övre högra fönstret när du klickar på deras namn . Klicka på " Redigera kund " -knappen .
Kopiera namn i den övre rutan och tryck " Ctrl " och " C " . Sedan öppna upp den duplicerade kunden och klicka på " Redigera kund " -knappen . Markera namnet på den övre rutan och tryck " Ctrl " " V " för att klistra in namnet på den tidigare kunden ( eller säljaren ) i den rutan och klicka på " OK " -knappen .
En varningsruta dyker upp och berätta att namnet redan används och frågar om du vill slå ihop dem . Klicka på " OK " och rutan kommer att avslutas med " kameran snap " ljudeffekt och de kommer att slås samman
5
Ladda Sync programvara från Intuit . Du uppmanas att ladda ner mjukvaran som kommer att slutföra synkuppgift . Du måste ange den e-postadress du använder med Outlook och klicka på " Fortsätt till nedladdning " för att installera den . Klicka på " Kör " knappen när du ombeds . Denna process kan ta ungefär fem minuter att genomföra . Du kommer att bli tillfrågad igen för att klicka på " Kör " knappen , klicka på den .
6
Klicka på "Nästa " på SPCS Contact Sync för Outlook guiden. Acceptera villkoren i licensavtalet för att fortsätta , välj målmapp för att spara detta program . Att acceptera standardplatsen klickar du på knappen "Nästa" . För att ändra det , klicka på " Ändra " knappen . När du har gjort detta, klicka på " Install " -knappen . När processen är klar , klicka på " Finish " -knappen .
7
Öppna Outlook-programmet och du kommer att se en ny flik som heter " SPCS " och bredvid det " Synkronisera kontakter" . Klicka på den här knappen och följ anvisningarna under synkroniseringen . Om det är dubblerade kontakter som du missade rättelse i din QuickBooks fil kommer guiden stoppa processen och frågar vad du vill göra med dubbelarbete .
När denna del är klar , är synkroniseringen klar och du kommer kunna ha ett Outlook register över alla skickade e-post och kunna ta hand om kommunikation med alla dina kontakter mer effektivt .
