Ursprungligen var en huvudbok ( GL ) en stor pappers - bunden volym , med varje sida uppdelad i kolumner för registrering av redovisning transaktioner . Den huvudbok inkluderat alla kunders transaktioner på en sida , alla försäljare transaktioner på en annan , med motsvarande poster på bankkontot sidan . I SPCS , listar GL dessa transaktioner med hjälp av tidpunkten för transaktionen , räkenskaperna påverkas av transaktionen och beloppet för varje transaktion . Varje konto i GL rapporten är en GL -konto , oavsett om det är en intäkt eller kostnad konto . Det enda sättet att använda en GL -konto är att komma åt kontot från huvudbok eller Kontoplan . Instruktioner
1
Skapa en huvudbok rapport . Om du vill använda en GL -konto , måste du skapa denna GL rapport. GL registrerar transaktioner mellan konton , så en GL -konto omfattar varje konto i kontoplanen . Gå till fliken Rapporter längst upp på sidan och klicka på den . Rulla ner till " revisor och skatter " -knappen och klicka på den . Det fönster som dyker upp kommer att informera dig om att en huvudbok rapport är grundinställningen för en sammanfattande rapport , om du vill utöka den, klicka på " Visa " knappen
2
Justera datum för vilket . du vill ha en huvudbok rapport . Välj " Från "-datum och sedan " Till " aktuellt och klicka på knappen "Uppdatera" . Detta gör att du kan se vilka konton som användes i dessa transaktioner under denna tidsperiod . Om du skapar en rapport för transaktioner över en tremånadersperiod eller mer , kan det ta lite tid att bygga rapport.
3
ut kontoplanen ( COA ) . Klicka på " List " -knappen och bläddra ner till " Kontoplan " -knappen . Klicka på den och kontoplanen öppnas . Klicka på "Skriv ut " -knappen för att skriva ut diagrammet .
4
Jämför huvudboken rapport till din Kontoplan ( COA ) . I huvudboken rapporten listar alla transaktioner som påverkar var GL konto i COA i den ordning de konton visas . Använd GL rapporten för att se om några konton inte används och , vid behov , göra dessa konton inaktiva . Öppna konto i COA , klicka på kontot och håll " Ctrl " och "E " för att redigera kontot . Klicka i rutan , " Gör Inaktiv . "
5
ut i huvudboken rapport. Titta på de 10 kolumner tvärs över toppen av GL rapport. Dessa kolumner inkluderar " Type ", " Date " och " Namn ". Använd GL rapporten detalj varje typ av betalning från vilket konto . "Typ " syftar på den typ av betalning av en viss transaktion . Olika typer av betalningar kan innehålla checkar , betalningar räkningen , inlåning och kontroller ansvar . Skriv ut rapport om , till exempel , måste du se en konsekvens av betalningar från ett visst konto eller måste avgöra om den typen var helt enkelt en " betalning " eller en " betala räkningar . " Notera " Debet " och " Credit " kolumnerna . För varje transaktion , det finns en debitering från ett GL -konto och en kredit till en annan .
6
Undersök flödet av kontanter till och från varje konto med GL rapport. Varje konto i COA är på GL betänkande , som är summorna för de debiteringar eller pengar läggs till ett konto och krediter eller pengar tas från ett konto . Debiteringar tillgångskonton lägga pengar på dessa konton , och krediter bort medel från dessa konton . Debiteringar skuldkonton pengar till skuldbeloppet för skulden , och krediter ta medel från det belopp som skall betalas.
GL rapporten uppgår samtliga debiteringar och krediteringar för den tid som anges i rapporten och ger börjar och slutar balanser , vilket gör att du kan se flödet av kontanter till och från varje konto .
