Små företag som har en hel del objekt till försäljning kan vara lite tveksam till att använda ett QuickBooks program för att hjälpa till med deras redovisning av rädsla för att behöva ange varje objekt för sig i postlistan . Så länge de har programmet Microsoft Excel på sina datorer men sätter objekt i SPCS är så enkelt som att klippa och klistra . Hålla inventering uppdateras är lite mer arbete , men det är en enkel fråga om att veta var man ska hitta rätt rapport och hur man ändra siffrorna i rapporten . Instruktioner
1
Aktivera inventering funktionen i din QuickBooks företag fil . Om det under " Easy Step Intervju , " du inte ange att ditt företag har en inventering , måste du aktivera denna funktion . Klicka på knappen "Redigera" i den övre menyraden och bläddra ner till " Inställningar "-fliken . Leta efter "Artiklar & Inventory " fliken och klicka på den . Öppna " Bolaget Preferences " fliken med ett klick och kolla den översta rutan , " Inventering och Inköpsorder är aktiva . " Klicka på " OK " och QuickBooks stänger alla öppna fönster för att göra denna förändring till sitt skrivbord .
2
Klicka på " Excel " -knappen i nedre mitten av skärmen och en liten meny öppnas med två alternativ för att importera inventarier . Den första är " Klistra in från Excel , " och den andra är " Importera objekt . " Du skulle använda den första om Excel-filen är på samma dator som QuickBooks filen . Du skulle använda den andra om du har för att importera Excel-filen från ett flashminne eller en CD - ROM . Klicka på " Klistra in från Excel " -knappen och ett fönster öppnas .. Addera 3
Skapa eller ändra din aktuella Excel-fil med poster på det . Det klistra är den enkla delen , men kolumnerna måste matcha formen i QuickBooks mallen . Det borde vara 12 kolumner i vilka information har angetts och de bör märkas från vänster till höger . Det är " Namn ", " Underavsnitt , " " Cost ", " Sales Price , " " Kostnad för sålda varor Account , " " Preferred Vendor ", " Resultat Account ", " Asset Account , " " beställningspunkt , " " Total värde , " " Tillverkarens artikelnummer " och slutligen " On Hand . "
4
Fyll i varje fält i Excel-filen för varje objekt . Den " Underavsnitt , " " Preferred Vendor ", " Total Value " och "Tillverkare " Part Number " kan utelämnas vid denna tid för att påskynda processen . Välj lämplig " List " i
5
det övre , vänstra hörnet rutan och välj , " Inventering delar . " Håll vänster musknapp , markera alla objekt från topp till botten och vänster till höger och håll " Ctrl " och "C " för att kopiera denna text . Markera inte titlarna på toppen av Excel sidan . Klicka i den första rutan i " Lägg till /Redigera flera poster i listan " skärm i SPCS och håll " Ctrl " och " V " för att klistra in objekten i kalkylbladet .
6
Korrigera till inventeringen Punkt lista . Varje konto eller objekt som visas i rött måste matas in manuellt eller matchas till ett annat konto som redan finns i SPCS tillfälligt . Till exempel, om det konto du vill använda för inkomst kontot inte har skapats i SPCS , måste du göra det för att spara alla dessa poster . Om majoriteten av de inklistrade objekt är röda , radera informationen i dessa kolumner och ange den informationen för sig senare . Klicka på " Spara ändringar " knappen i det nedre , högra hörnet av skärmen och du har avslutat uppgiften .
7
Klicka på ikonen märkt " Justera kvantitet Hand " för att ändra inventering belopp efter en fysisk räkna har bekräftat den faktiska mängden inventering . Ett kalkylblad fönster med varje inventering punkt på den öppnas . Om numret i " Current Antal " kolumnen inte stämmer med den faktiska räkningen , anger det faktiska beloppet i " New Kvantitet " kolumnen . QuickBooks beräknar skillnaden och värdet av den förlust eller vinst . Skriv in uttrycket , " Lagerjustering " i rutan " Adjustment Account " och QuickBooks tilldelar förlust eller vinst för detta konto i balansräkningen .
