Microsoft Access är ett mycket kraftfullt program , med många avancerade funktioner . Dessa avancerade funktioner kan hjälpa databas programmerare skydda sina data och skapa anpassade frågor för att ge just den information de behöver . Dessa avancerade funktioner kan också göra Tillträde lättare att använda - även för dem med ingen teknisk expertis . Start - Up Options
En av de bästa sakerna med Microsoft Access är att detta kraftfulla program är lätt att använda även för oerfarna användare . För att göra Access-databaser lättare att använda , kan programmerare ange en specifik form , fråga eller andra dataelement att visas vid uppstart . Detta är en bra idé för användare som kommer att helt enkelt mata in data i ett befintligt kalkylblad , dessa användare inte behöver veta om de tabeller och frågor bakom kulisserna . Allt de behöver göra är att mata in data i en form som har skapats specifikt för dem . Genom att ha denna form kommer upp automatiskt varje gång databasen öppnas , kommer användarna att kunna skriva in sina uppgifter och undvika alla eventuella missförstånd .
Vill ange start - up beteende , helt enkelt klicka på " Verktyg " och välj " Startup " från menyn . Klicka på Display Form /Page listrutan och välj datainmatningsformuläret du vill visa . Nästa gång databasen öppnas , denna form kommer att visas automatiskt . Skapa en anpassad fråga
Frågeguiden inbyggd i Microsoft Access är ett utmärkt sätt att bygga enkla frågor , men det är inte alltid det bästa verktyget att använda . Om du behöver skapa en komplex fråga , kan det vara bättre att skapa en anpassad fråga med funktionen Design. För att skapa din egen fråga i designläge klickar du på " Skapa Query " i Design View fliken . Du kommer att se en lista över tillgängliga bord , helt enkelt välja den tabell som du vill basera frågan , och klicka på " Lägg till ". Tabellen du har valt visas nu i rutnätet . Om du har ytterligare tabeller för att lägga till , kan du lägga till dem på samma sätt . När du är klar med att lägga tabeller , bara klicka på " Stäng ".
En av de bästa funktionerna i Access är förmågan att skapa beräknade fält baserade på data i tabeller , och dessa beräknade fält är lätt att skapa i en fråga. Om , till exempel , innehåller tabellen ett fält som heter " Pris " , och ett fält som heter " Antal " kan du skapa ett beräknat fält visar det totala beloppet av varje beställning . För att göra det , helt enkelt placera markören i rutan Fältnamn och skriv " Total Order : [ Pris ] * [ Antal] " . Detta beräknat fält kommer multiplicera priset gånger kvantiteten att komma fram till den totala ordersumman . Att dela två fält , använd /tecken . För dessutom använda + knappen , och för subtraktion använda - tangenten . För att testa frågan , klicka på " Run " -knappen på verktygsfältet - det ser ut som ett utropstecken . Du kan snabbt se om frågeresultatet är vad du förväntade dig .
Skydda din databas med en MDE-fil
Access är ett kraftfullt program , och det är viktigt att skydda databasen från användare som kanske inte är tekniskt kunniga eller sofistikerad . Ett av de bästa sätten att ge detta skydd är att skapa en MDE-fil . När databasen sparas som en MDE , kommer användarna inte att kunna skapa formulär eller göra ändringar i de underliggande tabellerna . Detta hjälper databas programmerare skydda underliggande data och hindra användare från att göra otillåtna ändringar .
Göra en MDE-fil är lätt . Klicka bara på " Verktyg ", klicka på " Database Utilities " och välj " Skapa MDE-fil . " Följ stegen för att skapa den skyddade versionen av databasen .
