För att använda en databas i Microsoft Word kan du använda Word kopplade dokument , som guidar dig genom en process som kan dra Brevformsfunktioner uppgifter från en mängd olika datakällor . Eller så kan du skapa databastabeller i Word själv . Saker du behöver
Microsoft Word Review Microsoft Access eller liknande databas ansökan
Visa fler instruktioner
1
Öppna Word och börja skapa ett standardbrev för användning i Word dokumentkoppling funktion : Klicka på " Verktyg , " utskick " " Starta dokumentkoppling " och sedan " steg för steg -guiden Koppla dokument . "
2
Open Microsoft Access ( eller annat program som kan skapa tabeller , t ex Excel ) och skapa en tabell med följande uppgifter . Skriv den översta raden som följer som tabellens rubrik :
fname , lname , stad , stateJohn , Smith , Jonestown , NYBetty , Crocker , Smithville , MA
Spara exempeldata med filnamnet " ; . MYDATA " Addera 3
tillbaka till Word och välj " Brev "i dokumentkopplingen fönstret . Klicka på " Startdokument " länken längst ner i det fönstret , sedan " Använd aktuellt dokument " på " Select startdokument " prompt .
4
Välj " Använd en befintlig lista " , på " Välj mottagare " prompt , klicka sedan på " Bläddra"-knappen . Välj " MYDATA " tabellen du skapade tidigare använda " Välj datakälla " i dialogrutan och tryck sedan på " Öppna". Tryck på " OK " i " Koppla dokument för mottagare " i dialogrutan för att importera alla rader med data .
5
Klicka på " Skriv ditt brev " länken i kopplingen fönstret , sedan klistra in följande provbrev i dokumentet :
till : « fname » , « lname » « stad » , « stat » Kära « fname » : Tack för ditt köp från vårt företag . Jag hoppas att du och dina grannar i « staden » njuta av product.Regards , det stora företaget
6
Ersätt varje ord i brevmall som omges av " << " , och " >> " tecken , med motsvarande Merge Field kod : för " << fname >> , " till exempel , väljer du den kompletta " << fname >> " ; " . fname " text , och tryck sedan på " Infoga kopplingsinstruktion , " på Word verktygsfält , följt av att klicka
7
Tryck dokumentkoppling fönstrets " Förhandsgranska brev " länken efter sätter alla kopplingsinstruktionerna . Tryck på " << " och " >> " knapparna i sammanfogningsfönster att se hur Word har ersatt varje merge koder du infogade med data från databasen tabellen . Skriv ut eller spara det resulterande dokumentet .
8
Du kan också skapa en databas i Word för användning i ett annat program . Klistra exempeldata från steg 2 i ett nytt Word- dokument . Spara dokumentet som " WordDatabase.csv , " och välj " vanlig text " alternativet i " Spara som typ " listrutan .
9
Öppna Microsoft Access och välj " , externa data , " följt av " Textfil " Välj Word-filen du just skapade i " Hämta externa data "i dialogrutan i Access . . Klicka på " ... nya tabellen ... " alternativ i denna dialogruta .
10
Fortsätt genom dialogrutan genom att trycka på " Nästa " tills du ser skärmen som innehåller texten " ; . Första raden innehåller fältnamn " Markera rutan bredvid denna text , tryck sedan på " Finish ", följt av " Close " för att avsluta importera data . Observera att Access har skapat en ny tabell som duplicerar ditt Word- tabellen . Använd denna tabell som du skulle någon form av tabell i Access : för frågor , länka till andra kunddata , eller för Word kopplingar, exempelvis
.
