Den stora skillnaden mellan Access och en dedikerad Fundraising Database , eller Donor Management System ( DMS ) program , liknar skillnaden mellan en lastbil med byggmaterial för att bygga ett hus och ett hus som är redan byggt . Tillgång , med några minuters programmering , kan inrättas för att utföra mycket rudimentär fundraising spårning för en begränsad givarbas . För att matcha användarvänlighet , och de specialiserade funktionerna i ett off -the - shelf DMS en Access-databas programmerare skulle spendera hundratals timmar i installation och skulle det fortfarande finnas vissa funktioner saknas . Kostnader
Donor ledningssystem varierar i pris från flera hundra dollar för små ideella organisationer med flera hundra givare till väl över $ 20.000 för stora institutioner spårning miljontals dollar och hundratusentals donatorer . Alla DMS har vissa gemensamma drag som skulle vara svåra att kopiera med Access .
Donor Records
Skapa och ändra Uppgifter om givare är hjärtat i varje DMS -system . Veta vem givarna och ha tillgång till deras information är avgörande för fundraising . Med flödena i hushållet relationer och adresser på personer är flexibilitet nyckeln i att ange korrekt information . Bara spåra information för två makar , tillsammans med andra givare som kan leva i hushållet , kan snabbt överväldiga en enkel Access-databas . Addera ditt Present Spårning
gåva att ge och spårning kan ha ett dussin eller fler variabler som måste redovisas . Mjuka , hårda och lovade gåvor spåras separat och de kodar för ursprunget av gåvan och den riktade fonden måste anges korrekt . Nya koder kan behöva skapas på de modifierade fluga och gamla koder . Väntar på en omkodning av Access att göra detta kan kraftigt försena datainmatning .
Brev Generation
bättre DMS låter enkelt "tack " brev generation . Dra information från olika källor och använda en av många befintliga mallar , donor genererade bokstäver verkar skräddarsytt för varje givare och gåva . Tillträde kan göra något liknande men med en ändring av processen att ta hänsyn till ytterligare ny information eller strukturer brev kan betyda att modifiera den interna programmeringen .
Segmentering
Segmentering givarbasen , eller välja vem som får postas som brev begäran beroende på deras förflutna ger historia , är ett system - intensivt knaprande av uppgifter som kräver att blanda och matcha recency , frekvensen och det belopp av gåvor för givare , utan överlappande dubbla givare i samma hushåll . Eftersom du väljer vilken donator variabler läggs till segmentering kan förändras med varje ny utskick , kan ett program som skapats i Access har inte den flexibilitet som krävs.
Ett sista ord råd
Enligt Tech Soup, vilket ger teknisk information om ideella organisationer , ett ord svarar på frågan om att skapa ett anpassat program donator databas från en databas program som Access. Deras råd är " gör det inte. " De anser att det inte är värt ansträngningen när det finns så många bra program som finns tillgängliga just nu som ger allt en ideell kunde vill .
