Det fina med att skapa en databas i Microsoft Access är att du inte behöver vara en dator geni för att kunna skapa tabeller , design former , utveckla rapporter eller generera frågor . Microsoft Access använder många av samma kommandon och verktyg som användarna är bekanta med i Microsoft Word och Excel så om du har viss erfarenhet av dessa program , bör du kunna skapa en enkel Access-databas på en kort tid . Men om du tänker att spåra kunder, produkter och försäljning , då projektet kommer att vara mer komplext och tar längre tid att utforma . Saker du behöver Review, Data
Visa fler instruktioner
1
Utforma databas krävs en bestämning av hur och vilka uppgifter som ska fångas . Tänk igenom hur uppgifterna kommer att användas , analyseras och delas . Till exempel kan en kund lista innehåller namnet på verksamheten , en kontaktperson, ett kontakt telefonnummer , en kontakt titel , en gatuadress , en stad , en stat , ett postnummer och land .
Väntar en tekniker att ange denna information kommer att kräva dig att skapa ett formulär för att möjliggöra insatser . Om du har flera källor av datainsignaler , kanske du vill överväga en SQL -server som gör att flera personer att mata in data samtidigt i samma databas . Standardisera datafält ( kolumnrubriker ) så att tillträde ska erkänna de poster i varje plats och varje bord . Rubrikerna måste vara konsekvent i varje tabell eller Access-databasen kommer inte att fungera korrekt .
2
Definiera datafält i respektive tabell . Access-databasen programvara fungerar bäst när information lagras i en sällsam bord och upprepas inte i en annan . Programvaran skapar automatiskt leta upp tabeller för att hjälpa användarna komma åt sina uppgifter när det importeras eller lagras . Definiera separata datafältnamn för varje datagrupp som " CUSTOMER_NAME " " street " , " city " , " state " , " zip_code " " land " och " business_contact " .
En fullständig post i tabellen skulle bestå av datafält : . kundnamn , gata , stad , stat, postnummer , land och affärskontakt
3
Definiera datatypen för varje fält . Ange vilken typ av data som bör tillåtas i detta område . Alfabetisk textfält kan räknas , men de kan inte summeras . Den " state " fältet i en kundlista är vanligtvis definieras som alfa text med 2 siffror . Ange format för datum . Beräkningar kan bara göras på numeriska fält så att du måste ange att texten är numeriskt om du vill utföra matematiska funktioner .
4
Definiera en unik nyckel fältet . Access- program kräver en unik identifierare för varje tabell . Ett kundnummer kan fungera som en unik nyckel fält i en kundlista . En lista över produkter kan använda ett unikt artikelnummer . Om det inte finns något unikt fält i varje tabell i Access software skapar ett.
5
Skapa ett Excel-kalkylblad och kopiera och klistra in data i excel först , var noga med att använda de rubriker eller titlar på kolumner du definierade tidigare . Lämna inte tomma fält . Sedan när det är ställt , spara Excel-filen . Sedan öppna tillträdet och Välj " File " , Välj " Importera " och bläddra till den plats där filen finns på din dator .
Som recensioner Access Software dina uppgifter , kommer det att du kan ändra namnen på fälten , eller bortse från fält och inte importera dem . Nästa igenom denna pop up och klicka " Finish " när du är klar , kommer du att ha din tabell kundlista i Access .
