Data kan komma till dig i många olika format från många olika källor . Oavsett om det är en lista med kontakter , en tabell över kontoposter eller ett index av inventering , ibland måste du hämta data från Microsoft Word till en Microsoft Access-databas . Importen är det mest effektiva sättet att flytta data från ett Word- dokument till en Access- tabell eller databas . Dessa instruktioner gäller för Microsoft Word 2010 och Microsoft Access 2010 . Saker du behöver
Computer
Microsoft Word 2010 Review, Microsoft Access 2010
Visa fler instruktioner
1
förbereda data i ditt Word-dokument för import . Strukturera data till antingen en avgränsad eller fast bredd format . Avgränsade format separata fält med ett enda tecken , t.ex. ett kommatecken eller semikolon . Fast bredd format ordna data så bredden på varje fält förblir konstant för att beteckna när ett fält slutar och nästa börjar . Båda formaten kräver varje post för att vara på en separat rad . Dessa format berätta Tillgång var att placera data en gång importerats .
2
Spara Word-dokumentet som en vanlig textfil . Tillträde kan endast läsa data som är i en vanlig text , CSV eller Excel-format . När den är sparad , stäng filen . Starta Microsoft Access och öppnar en ny databas eller en befintlig databas där du kommer att lagra importerade data
3
. Välj en ny tabell eller en befintlig tabell där du vill lagra datan . Om du väljer en befintlig tabell , kommer Tillträde lägga till data till den befintliga tabellen i den befintliga strukturen . De importerade data måste matcha den befintliga tabellens format och struktur .
4
Navigera till " Externa data " fliken , leta reda på " Importera " gruppen och klicka på " Textfil " ikonen . Detta öppnar " Hämta externa data - Textfil " . Dialogruta
5
Bläddra till eller skriv in namnet på textfilen du beredd tidigare i " Filnamn " rutan . Ange var du vill att data ska lagras . För en ny tabell , klicka på " Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen . " För en befintlig tabell , klicka på " Bifoga en kopia av posterna i tabellen " och välja rätt tabell i listrutan .
6
Klicka på " OK " för att fortsätta och öppna " Importera text Wizard . " Tillträde kommer att skanna data och rekommenderar en filstruktur . Bekräfta eller välj det alternativ som passar ditt filens format : " . Fast bredd " " Avgränsade " eller Klicka på " Next . "
7 p Om du använder ett avgränsat format , väljer det tecken som används för att avgränsa fälten . Om filen innehåller en text kval , välj kvalmatch du har använt i " Text Qualifier " rutan . Om den första raden i ditt Word- dokument innehåller fältnamnen , kolla " Första raden innehåller fältnamn . " Om du använder en fast bredd format , granska data och struktur visas och justera kolumnen positionering vid behov . Klicka på " Next . "
8
granska data och struktur en gång till innan du fortsätter . Om du behöver ange ytterligare information om något av fälten , klickar du på fältet header och ange de uppgifter om " Fältnamn " och " Data Type . " Om du vill skapa ett index på den valda fältet , ställ in " indexeras " till " Yes . " För att utesluta det markerade fältet i import , bocka av " Importera inte fält ( Hoppa över ) . " Klicka på " Next . "
9
Etablera en primär nyckel om du importerar till en ny tabell . Du kan välja " Låt Access tilldela en primärnyckel , " som automatiskt fyller en sekvens av ID , välj din egen primärnyckel från en av de källfält eller välj " Nej primärnyckel . " Klicka på " Next . "
10
För en ny tabell , bekräfta eller ändra namn på den nya tabellen i " Importera till tabell " rutan . Klicka på " Finish " för att importera data . En dialogruta öppnas för att indikera status för importen .
