Microsoft Access är en databas program som tillåter användare att skapa tabeller som har länkar eller relationer med andra tabeller i samma databas . Dessa data kan sedan visas i rapporter . Rapporter används för att visa data i tabeller och därmed rapporterna själva inte är kopplade , är dock uppgifterna i tabellerna länkade genom användning av frågor . Instruktioner Review, Skapa tabellerna
1
Öppna Microsoft Access och skapa en ny databas .
2
Till vänster i fönstret Databas , klicka på " Tables " som finns under de " objekt " rubrik.
3
Dubbelklicka på " Skapa tabell i designläge. " En tom tabellgittret öppnas .
4
Ange namnen för tabellen fälten . Till exempel , om du skapar en kunddatabas , kommer du in " kundnummer ", " Name " och " Adress . " Välj också vilken typ av data som kommer att föras in i vart och ett av dessa områden , såsom text , tal eller valuta .
5
Ställ en primärnyckel . En primärnyckel är ett fält som innehåller unika data i varje fält , t.ex. ett kundnummer, personnummer eller telefonnummer . Klicka på det område som du vill ställa in som primärnyckel och högerklicka . I exemplet med kunddatabasen , klicka på " Customer ID" fältet och sedan högerklicka . Välj " Primär nyckel " från menyn . När du har skrivit in dessa fält , klicka på " File " från drop - down menyer i verktygsfältet och sedan " Spara ". Klicka på " X " längst upp till höger för att stänga tabellen .
6
Följ steg 2 till 5 för att skapa en andra tabell som ska innehålla orderinformation . För kunddatabasen exempel kan denna tabell inkluderar information såsom " kundnummer " " Produktnamn ", " produktnummer " och " Price . " Ställ en primärnyckel för tabellen också . Som i steg 5 , klicka på " Customer ID" fältet , högerklicka och välj " Primär nyckel . " Spara och stäng tabellen när du är klar .
7
Fylla båda dessa tabeller . Från databasen fönstret , dubbelklicka på den första tabellen du skapat . Mata in data i denna tabell . Dina uppgifter sparas automatiskt varje gång du klickar på en ny cell . När du har matat in alla data , klicka på " X " längst upp till höger i fönstret för att stänga den här tabellen .
8
Upprepa steg 7 för den andra tabellen skapades , och se till att det primära nycklar - de " kund-ID " i exemplet - är identiska för båda tabellerna
Skapa Query
9
Från vänster i fönstret Databas . klicka " frågor " och dubbelklicka sedan på " Skapa en fråga i designläge. " När frågan väl öppnas , kommer du att uppmanas att välja vilka tabeller du vill här fråga som inkluderar data från .
10
Klicka på de tabeller som du just har skapat en i taget och klicka på " Lägg till " efter varje. Om du ställer in dina tabeller korrekt genom att ha kundnummer i båda tabellerna som primärnyckel , bör då tabellerna länkas genom fältet Kundnr . Detta kommer att betecknas med en svart linje mellan de två tabellerna från kundens ID-fältet . Bestäm
11
vilka fält från var och en av dessa tabeller som du vill visa upp i rapporten . För att lägga till alla fält från tabellen , klicka på " * " som finns högst upp på varje bord rutan och dra den till den första öppna " fält " rutan längst ned rutnätet . Om du vill lägga till fält i taget , klickar du på det fält som du vill lägga till i frågan och dra den till den nästa öppna " Fält " rutan . Till exempel , om du vill att rapporten ska visa kunden ID , kundens namn , adress , produktnamn , produkt-ID och pris , klicka sedan på " * " i " Tabell 1 " och dra den till den första öppna " Field "-rutan . Klicka sedan på " Produktnamn ", " produktnummer " och " pris" från " Tabell 2 " och dra dem en gång till en öppen " Fält " rutan . Klicka på " File " och sedan " Spara " och avsluta frågan skärmen .
Skapa rapporten
12
från databasfönstret , klicka på " Rapporter " och dubbelklicka sedan klicka på "Skapa rapporter med hjälp av guiden . "
13
från rapporterna guiden prompten väljer den fråga du just skapat från " Tabell /fråga " drop - down menyn . Klicka på " >> " för att flytta alla fält från den vänstra rutan till höger ruta . Fortsätt genom nästa uppsättning av design alternativ . När designen alternativ väljs , titel rapporten
14
och klicka på " Finish . " Uppgifterna grundar sig på frågan med de länkade tabellerna bör nu visas i rapporten .
