Microsoft Access är en databas programvara levereras med Microsoft Office Suite . Arbetsgivarna använder ofta Tillträde för att hålla sysselsättningen rekord eftersom det ger en punkt - och - klicka-gränssnitt för databashantering . För att hålla koll på träningsdata med Access , skapar en tabell för den anställdes rekord och en separat tabell för utbildning koder . Anslut till databasen och uppdatera uppgifter om genomförda utbildningar med Access-formulär när en anställd avslutar en ny utbildning modul . Säkerhetskopiera register över anställda regelbundet för att se till att information inte går förlorad . Instruktioner
1
Launch Microsoft Access. Klicka på " Start", " Alla program ", " Microsoft Office Suite , " " Åtkomst ".
2
Skapa en utbildning register databas . Klicka på " Ny " -ikonen i verktygsfältet . Klicka på " Tom databas . " Bläddra till en plats och ge databasen ett namn och klicka sedan på " Skapa ".
3
Skapa tabellen employee . Klicka på " Objekt ", " Tabell ", " Nytt . " Dubbelklicka på " Table Wizard . " Följ anvisningarna i tabellen guiden för att skapa en tabell med namnet "anställd . " Ge tabellen följande områden :
" employee_key , employee_name , training_keys " där employee_key är ett heltal , är employee_name 40 tecken och training_keys är text
utbildning nycklar kommer att bli en . serie av heltal , men märkning text ger nästan obegränsat utrymme för flera utbildningar nycklar . Om utbildningsdokumentationen är bara nivåer , t.ex. anställda har utbildning nivåerna 1 till 5 , kan den utbildning nyckeln vara ett heltal .
4
Skapa utbildningen tabellen . Klicka på " Objekt ", " Tabell ", " Nytt . " Dubbelklicka på " Table Wizard . " Följ anvisningarna i tabellen guiden för att skapa en tabell med namnet
Ge tabellen följande fält " utbildning . " :
" Training_key , " " training_name , " " training_summary " där training_key är ett heltal , är training_name 40 tecken och training_summary är text .
5
Skapa ett formulär för att lägga till anställda till den anställde tabellen . Klicka på " Objekt ", "former ", " Nytt . " Formulärguiden kommer att lansera . Ge formuläret ett namn , t ex " lägga till anställda . " Följ guidens instruktioner . När guiden frågar efter en tabell , välj "anställd " tabellen . Låt formuläret automatiskt välja " employee_key . " Använd guiden för att skapa formulärfält för den anställdes namn och utbildning . Denna metod gör att du kan skriva in poster personalutbildning när du först lägga den anställde till databasen .
6
Skapa ett formulär för att lägga till utbildningar till utbildningen tabellen . Klicka på " Objekt ", "former ", " Nytt . " Formulärguiden kommer att lansera . Ge formuläret ett namn , t ex " lägga utbildningen . " Följ instruktionerna i guiden . När guiden frågar efter en tabell , välj " utbildning " tabellen . Låt formuläret automatiskt välja " training_key . " Använd guiden för att skapa formulärfält för training_name och training_summary .
7
Skapa ett formulär för att lägga till utbildningar för att den anställde posten . Klicka på " Objekt ", "former ", " Nytt . " Formulärguiden kommer att lansera . Ge formuläret ett namn , t ex " lägga utbildningen . " Följ guidens instruktioner . När guiden frågar efter en tabell , välj " utbildning " tabellen och " sysselsättning " tabellen . Använd guiden för att skapa ett formulär fält att redigera training_keys i sysselsättningen tabellen utan bara låta de nycklar som finns representerade i utbildningen tabellen .
8
Spara alla databas inställningar . Klicka på " File ", " Spara . " Addera
