När ditt företag flyttar in i en ålder av digital distribution , måste du bestämma om eller inte att göra övergången från ett papper register till en digital fil ledningssystem . Samtidigt som övergången till ett helt datoriserat register kan verka skrämmande , har de starka fördelar med att ha ett digitalt arkiveringssystem styras många till att göra övergången . Minskad kostnad
grund av kostnaden för hyreshus att lagra dokumentation , börjar digital arkivering betala för sig själv så snart den har genomförts . Eftersom det inte finns någon fysisk pappersarbete , är kostnaderna för hantering och överföring av dokument fram och tillbaka kraftigt reducerad . Detta gör också att dokument som ska lagras som papper som ska arkiveras i mindre och billigare platser .
Going Green
minska klimatpåverkan av ditt företag kan vara en viktig faktor för att nå dagens gröna sinnade kundbas . Det kan avsevärt förbättra företagets image , ge skattelättnader och minska kostnaderna för leveranser. Ett digitalt arkiveringssystem kan positivt förändra hela grunden för ett företag , och byta till en " grönare " -system kan ge stora annonsmöjligheter .
Smidigare arbetsflöde
Hämta papperskopior av dokument arkiveras och lagras fysiskt kan vara en långdragen process som är öppen för mänskliga fel , säkerhetsproblem och fysisk förlust . Detta är inte fallet med ett digitalt system . Inom stunder , kan en handling nås vid skrivbordet för den enskilde som behöver det . Detta resulterar i en kortare arbetsperiod , som möjliggör snabbare framsteg och mer tid för att utveckla projekt .
Högre säkerhet
Medan ett traditionellt papper register kan öppnas och såg på av alla som har tillgång till det , kan ett digitalt arkiveringssystem tillhandahålla olika skyddsnivåer som kan hålla dokument konfidentiella . Använda lösenord, vissa mappar för olika användare , datakryptering och verifieringskedjor som gör att du kan hålla ett register över vem som har åtkomst till vilka filer och då , en fil ledningssystem kan hålla dina dokument mycket säkrare .
Pålitliga Arkivering
Paper dokument och filer kan förstöras genom över hanteringen , brandskador , översvämningsskador och andra naturkatastrofer . Eftersom data kan lagras på servrar som helst i världen , kan du arkivera dina affärsdokument på ett säkert sätt utan att betona över potentiell skada på egendom . Du kan också göra dina arkiverade data bärbar , med saker som löstagbara hårddiskar , USB-minnen och CD-skivor .
