Ett dokumenthanteringssystem bör ge en tydlig och omfattande organ för lagring och hämtning av information inom ett företags datornätverk . Som informationsbehov kan variera från företag till företag , till några av de frågor ställa innan genomföra en handling rör ledningssystem hur ett företag använder information , programvara krav integration och säkerhet och behov av lagring . Vilka ändamål kommer en Document Management System Servera ?
Företagen måste hålla reda på olika typer av information på en kontinuerlig basis . I många fall behövs information för att bedöma en kunds rekord eller en viss situation . Identifiera de olika områdena information ett företag arbetar med på regelbunden basis kan hjälpa till att avgöra ett syfte för ett dokumenthanteringssystem , enligt American Academy of Family Physicians . Eftersom olika skivbolag och använda information för olika ändamål , att förstå ett företags organisatoriska arbete flöde ger en grundläggande idé om hur informationen ska flyta eller ordnas inom ett dokumenthanteringssystem . Addera Hur kommer en Document Management System integreras med befintliga program?
Företag som tillgång till information via ett befintligt datornätverk måste överväga hur ett dokument ledningssystem kommer att integreras med befintliga program , enligt American Academy of Family Physicians . Vissa dokument ledningssystem kan integreras eller gränssnitt med vissa program mer så än med andra . Som program kräver normalt periodiska uppgraderingar , kan uppgradera ett dokumenthanteringssystem också kräva andra uppgraderingar systemprogram . Ju mer kompatibla ett dokumenthanteringssystem är med företagets befintliga program , desto lättare blir det att samordna uppgraderingar . Kompatibilitet mellan ett dokumenthanteringssystem och ett företags befintliga installationen kan också förhindra att dubbla uppsättningar av data eller information som förekommer inom ett system nätverk .
Vilka typer av säkerhet protokollen behövs?
Företag som lagrar och hanterar känslig information måste avgöra hur man ska genomföra nödvändiga säkerhetsåtgärder inom ett dokumenthanteringssystem , enligt eWEEK Enterprise Applications , ett nätverksprogram resurs webbplats . Företag inom vårdsektorn industrin hålls strikta regulatoriska riktlinjer som påverkar metoder för informationshantering inom organisationen . Vid genomförandet av ett system för dokumenthantering, kan dessa riktlinjer diktera vilka typer av säkerhetsåtgärder som behövs inom ett dokumenthanteringssystem . Säkerhetsåtgärder kan även innefatta protokoll användarnas identifiering som låter företagen kontroll och spåra hur informationen är tillgänglig samt användarrättigheter tillstånd . Ett dokumenthanteringssystem med säkerhet protokoll gör det lättare för företag att genomföra regelbundna granskningar såsom de som krävs av hälso-och sjukvårdsorganisationer .
