Microsoft Access-databaser har en funktion som gör att importera data från kalkylblad eller andra datafiler . Tillträde kommer att försöka gissa vilken typ av data som visas i en särskild kolumn , men det kan inte upptäcka fel . De resulterande falska konverteringar är svårt att hitta , och om utbredd , äventyra användbarheten av uppgifterna . Sådana fel kan minskas om uppgifterna sätts i ett visst format , alla poster i en kolumn är av samma format och Access är uppbyggt för att läsa detta format och tilldela rätt datatyp för kolumnen där uppgifterna kommer att finnas. Saker du behöver
data i en tabell , ett kalkylark eller avgränsade datafil
organiserade i konsekventa , horisontella skivor med maximalt 255 fält
Lista över datatyper som finns i MS Access
Visa fler instruktioner
1
Undersök data för att säkerställa att det är uppbyggt för att bilda horisontella rader med data , och vertikala kolumner med olika typer av data. Kontrollera data för att säkerställa att varje post har samma datatyp på samma ställe , ett rekord som en rad i tabellen , eller kalkylblad eller en rad i en avgränsad fil . Kontrollera om kolumnerna för uppgifter i register har unika fält beteckningar , och om de gör det , se till att dessa fältnamn visas i den första raden av posterna . Kontrollera att fältnamnen inte har mellanslag , börja inte med siffror och inte innehålla skiljetecken .
2
Open Access , och skapa en ny databas . Välj " Tabeller " fliken , högerklicka i fönstret och välj " Importera ". Markera tabellen , kalkylblad eller avgränsad fil du vill importera , och kontrollera de fältnamn som import guiden har valt åt dig , vilket gör att de motsvarar den första raden i filen . Om din importerade fil inte hade en första linje med fältnamn , kontrollera att Access- rätt har tilldelats egna fältnamn .
3
Klicka på "Nästa " -knappen , och kontrollera de fältdata typer . Ändra fältnamn, om de inte är vad du vill . Ändra datatyper som Access har tilldelats , utifrån sin analys av dina data . Välj rätt datatyp från rullgardinsmenyn i datatypen rutan . Tilldela " Text " datatyp Om uppgifterna inte visas korrekt , och inga beräkningar med värdet av de uppgifter som kommer att krävas . Kontrollera " inte importerar Detta fält " om en kolumn inte ska importeras .
4
Klicka på "Nästa " och kontrollera om tillgång korrekt har tilldelats en primärnyckel, en unik identifierare för varje post , till data. Om dina data har en primär nyckel , se till att Access har identifierat det . Om du inte har en primärnyckel i dina uppgifter , välj " Låt Access tilldela en primärnyckel " knappen , och se Tillträde lägga till en kolumn med löpande nummer för att identifiera varje post .
5
Klicka " Nästa " och kontrollera namnet på Access Import Wizard har tilldelats för din datatabell . Ändra namnet till den du vill . Klicka på " Slutför " och se om det har skett några fel under importerande - Access kommer att öppna ett fönster som meddelar var man kan hitta en fil med uppgifter om felen . Om det har varit fel , eftersom uppgifterna inte kunde identifieras , antingen ändra informationen manuellt i Access-databasen , eller ändra dataformat i den ursprungliga filen , och importera igen .
