Metadata är data om data , och ger underliggande uppgifter om elektroniska dokument , filstrukturer och korrespondens . Metadata kan avslöja dina ändringar och anteckningar i ett dokument , tillsammans med den exakta tiden när du skapade eller redigerade dokumentet . Denna information är särskilt känslig . Att veta hur dina program behandlar metadata och hur man tar bort det är nyckeln till att skydda konfidentiell information . Användning av metadata
Metadata kan vara till nytta för en juridisk lag samarbetar på ett dokument , låta medlemmarna att infoga noter och kommentarer . Gruppmedlemmarna kan också använda programmets " Spåra ändringar " -funktion för att undersöka olika utkasten innan komponera den slutliga versionen . Metadata kan bli föremål för upptäckt om en part ifrågasätter tidpunkten för ett dokument skapelse . Dokumentets metadata tillåter domstolen att avgöra exakt när ett dokument skapades och när dess skapare reviderat det .
Potentiella risker
adressaten kan ofta rätt - klicka på ikonen för att få upp sin Properties val , och visa datum dokumentet skapades , redigerade eller skickas . I " Metadata : The Ghosts Haunting e-dokument " från oktober 2008 frågan om " The Florida Bar Journal , " författarna David Hricik och Chase Edward Scott indikerade att Microsoft Word " Spåra ändringar " -funktionen tillåter en mottagare att se en dokumentets tidigare utkast , potentiellt avslöjar en juridisk lagets strategi och bottom - line läge på vad de är beredda att acceptera i förhandlingarna . Andra dokument skapande program omfattar vanligtvis liknande spårning och funktioner recension .
Juridiska yttranden om Metadata Etik
Etiska standarder för metadata gruvdrift varierar kraftigt mellan länderna . Den New York State Bar utfärdat de första juridiska yttranden i Amerika om metadata , ange i yttrandena 749 och 782 , utfärdat år 2001 respektive 2004 , att medan en klient råd var ansvarig för att utplåna data från elektroniska dokument och meddelanden , det var oetiskt att mottagarna att försöka extrahera metadata som de kunde använda mot sina motståndare . Den Alabama Bar utfärdade ett yttrande från 2007 speglar New York Bar : s standard , men även andra stater , såsom Maryland , tillåta advokater att använda inbäddade metadata . The American Bar Association " formella yttrande 06-442 " Från augusti 2006 lägger ansvaret för att utplåna metadata på ett dokuments skapare , hitta några etiska skäl för advokater att avstå metadata gruvdrift .
Rättsliga konsekvenser
p Det är en advokat ansvar för att ta bort metadata från dokument före sändning , och underlåta att göra detta kan resultera i etik eller avgifter felbehandling , beroende på hur skadlig information som var till hennes klients ärende . I vissa stater , såsom New York och Florida , visar metadata motpartens ombud misstag sänder inom ett dokument och använda den under förfarandet kan leda till etik avgifter .
Best Practices
Om du förlitar dig på personal för att komponera slutversionen , göra dem medvetna om metadata - inbäddning funktioner inom de applikationer de använder , samt ge dem verktyg för att ta bort den. Lär dig hur varje program du använder inom kontoret hanterar metadata tillsammans med sina alternativ för att visa och ta bort metadata . Programleverantörer ger vanligtvis funktioner metadata borttagning för sina applikationer som använder sig av det , och du kan även köpa tredjepartsprogram som kallas " skrubber " som erbjuder avancerade funktioner metadata borttagning .
