Det är lätt att slösa lite av din värdefulla tid ständigt kontrollera e-post . Att skicka e-postmeddelanden kan också ta mer av din tid än nödvändigt . Det finns någon organisation och time management tips och genvägar som du kan göra för att spara tid när du arbetar med e-post . Saker du behöver
Computer
Internet Service Provider Application
post på datorn eller Internet
Visa fler instruktioner
1
Kom ihåg att du inte behöver läsa varje e-post när det kommer in för de flesta människor som checkar affärer e-post kan göras tre gånger under dagen : när kommer in i början av skift , före eller efter lunch , och innan de lämnar arbetet för dagen . Den gamla tidsplanering regel för att besvara förfrågningar var inom 24 timmar , men med de tekniska framsteg idag , vid slutet av bankdagen eller varje arbetspass är en bättre praxis .
2
Du bör inte låta din inkorg blir för full eller rensa ut det kan ta dig alltför mycket tid i framtiden . Hur håller du inkorgen klar ? Om e-post kräver ett svar , inte hålla människor vänta för länge på svar . Om det inte kräver ett svar avgöra om du behöver för att hålla e-post eller papperskorgen den omedelbart . Rengör din inkorg regelbundet i slutet av varje dag . Om du inte har en automatisk tidsram set - up för att tömma papperskorgen , kanske du vill tömma ut det i slutet av varje dag liksom .
3 p Om du hittar dig själv massutskick e-post till en viss grupp eller ett team av människor ofta , sedan sätta deras e-postadresser tillsammans i ett grupp-ID för att fylla i " till "-fältet för utgående meddelanden snabbare och enklare .
4
gör mappar för arkivering e-postmeddelanden som du vill behålla för framtida referens . Med mappar som skapas för varje projekt eller grupp du arbetar med gör det enkelt att snabbt hämta viktiga meddelanden och vidarebefordra dem om det behövs . Det är också lätt att snabbt ta bort alla dessa e-postmeddelanden när projektet är färdigt eller laget löses genom att helt enkelt ta bort mappen . Vissa e- verktyg kan du även ha e-post från vissa personer går direkt till mappen så du kan bara kolla efter objekt i mappen under tider du anger att arbeta på ett visst projekt .
5
Inte bara kan du skapa mappar , men de flesta e- verktyg kan du filtrera din e-postadress till ett specifikt mappar baserat på motivet eller avsändaren . Till exempel om du tycker att du får massor av e-postmeddelanden med orden " p-piller " eller " apotek " i titeln och du inte har något att göra med postorder medicinering , kan du filtrera de e-postmeddelanden direkt till en avsedd mapp som skräp eller spam . Om din e- verktyget automatiskt filtrerar e-post till en skräppostmapp , lär inte vara rädd för att slänga dessa e-postmeddelanden i papperskorgen /recycle bin genom beslag mappen utan att kontrollera dess innehåll först .
6 p Om du svarar inte via e-post samma dag den läses eftersom det kräver intensiv tanken att man för tillfället inte har tid att ge , använd påminnelsen eller tickler funktionen på e-post med deadlines så att du inte glömmer att svara . Om e-postmeddelandet inte anger en förfallodag , be om det eller vara proaktivt artig och låta avsändaren vet när de kan förvänta sig en väl genomtänkt svar . Om du inte har påminnelse funktionen i din e- verktyg , lägga den på din att göra-lista eller kalender med en anteckning av förfallodagen , datum för original e begäran , och avsändarens namn .
7
Slutligen , kom ihåg att använda korrekt e- etikett kan ta lite mer tid för dig upfront när du skriver e-post , men det kan spara tid och förvirring senare . Så när du skickar business e-post , se till att du följer professionella e- etikett regler .
