Har du ett stort arkivskåp överfyllda med uttalanden , anteckningar naturligtvis , och andra papper objekt som tar upp massor av utrymme och kan vara svårt att söka . Denna guide kommer att berätta hur man överföra dessa filer till digitalt format på datorn för att spara utrymme , och sörja för enkel säkerhetskopiering och sökning . Saker du behöver
original pappersdokument
Papper mappar
Paper clips Review Ett stort skrivbord område , eller en uppsättning brickor för att hålla papperet Review, en skrivare - skanner med en automatisk dokumentmatare ( ADF ) Review, en dator med en bra mängd ledigt hårddiskutrymme
Visa fler instruktioner
1
Först monterar dina leveranser . Du kommer förmodligen redan har en dator och dina filer något organiserat . Vad du kanske inte har en lämplig scanner . Scanna stora mängder dokument med en flatbäddsskanner kan vara en riktig knepig , så investera i en en scanner som kan ta emot ett antal ark papper åt gången . Dedikerade skannrar kan , konstigt nog , att bli mycket dyrare än allt-i - ett skrivare /fax /scanner . De flesta har jämförbara förmågor i termer av den resolution som de kan producera - vad du är mest intresserad av är hur många ark skannern kan acceptera på en gång . Läs även recensioner på nätet för att se till att dokumentmataren inte fastnar . Ett ytterligare alternativ som skulle kunna komma i användbart är möjligheten att automatisk dubbelsidig scanning - . Detta låter dig skanna båda sidorna av ett dokument utan manuell omlastning steg
2
När du har alla dina material händig , gå igenom de filer som du vill bearbeta och sortera dem . Du vill gruppera liknande bredd papper tillsammans (dvs. anteckningspapper tillsammans med anteckningspapper, kopieringspapper med kopieringspapper ) , och skilja ut några papper som har vikta hörn , revor eller andra skador som kan interfer med dokumentmataren . Därefter grupp tidningarna i partier att skannern kan acceptera , till exempel buntar av tio sidor . Dessa sorterade papper kan gå i " i " rutan . Addera 3
Nu är du redo att söka ! Ladda upp scanning programvara som medföljde skrivaren /skannern och ladda din första sats av papper i skannern . Välj en lämplig upplösning - 300 dpi är standard , och oftast mer än tillräckligt . Att välja en högre upplösning kan resultera i en bättre bildkvalitet , men det kommer att ta längre tid att skanna , och mer utrymme för att lagra . Välja gråskala istället för fullfärg kan också spara utrymme på hårddisken . För dokument är PDF ett bra format att välja , eftersom det blir lättare att gruppera dokument med flera sidor i ett enda dokument än den skulle vara med bilder .
4
fortsätta bearbeta resten av ditt pappersarbete . Om du har många maskinskrivna papper , kan det vara värt att investera i OCR-program ( t.ex. ABBYY FineReader ) . Detta kommer att konvertera text i dina dokument till redigerbar , sökbar text . Programvaran är mycket mindre tillförlitliga för handskrivna dokument .
