Det råder ingen tvekan om att Document Imaging har revolutionerat vår moderna värld . Människor kan skanna , skicka och lagra värdefulla dokument i digitalt format , och det är en grundläggande del av ledande dag - till - dag affärer för många företag . Men medan fördelarna med Document Imaging är anmärkningsvärda , finns det några nackdelar med att skapa elektroniska kopior . Kompetensutveckling
Moderna skannrar kommer med tillhörande programvara som gör att scanna och spara dokument möjliga , men företagen måste ta programvara utbildning beaktas . Anställda inte bara måste veta hur man ska använda utrustningen , men de är också skyldiga att använda tillhörande program för att ändra och /eller lagra elektroniska filer . Kunskaper och kompetens inom detta område tar ofta tid , medan pappersdokument är lätt att använda och det finns liten eller ingen utbildning involverad i många traditionella register . Enligt den skotska Clinical Information Management i praktiken hemsida , " Det är enklare för personalen att lämna brev än att driva en scanning -system . "
Dyr utrustning
Dessutom kostnader programvara utbildning , företagen har andra höga kostnader att tänka rätt från allra första början av en papperslös omvandlingsprocessen . Uppstartskostnader även inköp av skanning utrustning samt tillhörande programvara . Beroende på storleken av ett företag , kan det bli dyrt , och utrustningen kan kräva underhåll över tiden .
Mer minne
Företagen behöver nu mindre kvadratmeter att husera besvärliga "hårda kopior ", men de behöver en hel del digitalt minne för att lagra elektroniska filer . Människor använder ofta skannrar eftersom de vill ha en exakt digital representation av en viss handling , så dokumenten ofta skannas och sparas som JPEG- eller TIFF -filer . Högupplösta JPEG- filerna är stora , och TIFF-filer är ännu större . Vem som helst med en dator kan läsa dessa filer , om det skickas som PDF-filer , med en PDF-läsare , men betydande minnesutrymme är nödvändig för att lagra elektroniska filer själva . Addera Konvertering Oro
Företag som vill gå papperslös via vägar Document Imaging måste tilldela en hel del tid för omvandlingsprocessen och skanning av befintliga dokument ske . Skanna varje handling är ofta tidskrävande , beroende på hur många dokument omvandlas till digitalt format , och hela processen kan bli kostsamt som följd .
Bild Begränsningar
< p> Scanners är bra verktyg och har många användningsområden . Det är dock en stor nackdel av ett skannat dokument som det bara är en bild av ett dokument och inte själva texten . Så , om du arbetar med ett dokument som innehåller text , det finns inte mycket du kan göra med den när bilden har scannats . Redigera all text i den här filtypen är svårt och kräver bildredigeringsprogram kunskap att utföra .
