Om du äger eller är chef för ett företag , kan ha ett par extra laptops på sidan vara en stor fördel . Dessa lånad bärbara datorer kan användas för presentationer , utbildning och många andra syften , ger arbetstagarna att få mer gjort varje dag . Men även om det finns några viktiga fördelar med att låna ut bärbara datorer , det finns vissa inneboende risker. Utan rätt kassan förfaranden , kan dessa laptops försvinna snabbt , kostar företaget tusentals dollar och öppna företaget upp till risken för dataförlust . Inventering Utrustning
Innan du kan utforma ett förfarande laptop kassan , ta en fullständig inventering av reservdelar utrustning du har . Detta kommer att hjälpa dig att hålla reda på all tillgänglig utrustning , inklusive bärbara datorer, stationära datorer, projektorer och monitorer . Denna förteckning kan registreras på ett kalkylblad eller i en databas , och den bör innehålla information såsom modell av den bärbara datorn , serienummer och artikelnummer . När du sparar den färdiga inventeringen till nätet , vara säker på att endast välja anställda har tillgång till den . Detta är viktigt för att förhindra obehöriga ändringar till denna noggrant insamlade data .
Design en Checkout Form
När du vet hur många laptops ditt företag äger och hur många finns tillgängliga för låna ut , är nästa steg att skapa en bärbar dator kassan att användarna kan fylla i när de behöver en lånad laptop . Formuläret bör kräva så mycket detaljerad information som möjligt , men åtminstone det kommer att behöva ta med namnet på den enskilde checkar ut den bärbara datorn , hur länge den bärbara datorn kommer att behövas , den förväntade avkastningen datum och anledningen den bärbara datorn behövs . Den laptop kassan formulär bör också innehålla en rad för den enskilde begär laptop att skriva .
Hålla reda på Forms
Papperskopior av laptop kassan blankett bör bibehållas i bolagets filer . Dessutom bör dessa former skannas och sparas i samma mapp som innehåller inventering av bärbara datorer och annan utrustning . Varje gång en laptop är utcheckad , bör befälhavaren databas eller ett kalkylblad uppdateras med namnet på den person som har den bärbara datorn checkat ut . När den bärbara datorn är tillbaka databasen eller kalkylbladet ska uppdateras igen för att återspegla det faktum att det är tillbaka i lager och tillgänglig för användning . Skapa en Single Point of Contact
att göra den bärbara kassan förfarandet så smidigt och enkelt som möjligt , utse en enda kontaktpunkt . Använda fler än en person för att kontrollera bärbara datorer i och ut kan vara förvirrande , och det är lätt att tappa kontrollen över vilka bärbara datorer har checkat ut och vilka som är tillgängliga för användning .
