ett papperslöst kontor är en där användningen av papper har antingen försvunnit eller är minimal ( gå helt papperslös är i regel inte möjligt eller praktiskt ) . I ett papperslöst kontor , data , filer och information som lagras , hämtas, hämtas och bearbetas elektroniskt . Flera elektroniska apparater som används för dessa funktioner . Skannrar används för att konvertera pappersdokument till ett elektroniskt format . De konverterade dokument och elektroniska filer lagras och bearbetas i datorer och delas över nätverk . Handlingar kan sändas elektroniskt med hjälp av fax , och handdatorer används för mobil åtkomst till elektroniska dokument . Datorer
Datorer är ryggraden i papperslös kontor . Den dokumenthantering , content management , optisk teckenigenkänning , e - post och andra system som krävs för att driva ett papperslöst kontor är alla program som körs på datorer . Papperslös kontor kan innehålla olika typer av datasystem för att möta behoven i organisationen , allt från fristående persondatorer och bärbara datorer för små eller hemmakontor till stora , komplexa nätverk av servrar , arbetsstationer och databehandling för större företag .
Scanners
flesta papperslösa kontor använder ett dokumenthanteringssystem för att lagra filer elektroniskt . Papper filer konverteras till elektroniska filer med hjälp av en scanner , vilket gör detta till en av de viktigaste elektroniska apparater i ett papperslöst kontor . De skannade dokumenten antingen lagras som bilder eller bearbetas till elektroniska filer med optisk programvara teckenigenkänning som ofta medföljer skannern . Vissa kontor använder multifunktionella enheter som fungerar som kopiatorer , skannrar och faxar - allt i ett
Faxmaskiner
Elektroniska faxmaskiner används i papperslös . kontor för att överföra elektroniska kopior av filer via telefonledningar eller nätverk och är ett bra sätt att kommunicera med traditionella kontor . Den elektroniska fax kan mottagaren att erhålla en papperskopia av en fil om det behövs . En elektronisk fax är vanligtvis ansluten till dokumenthanteringssystem för att låta papperslösa kontoret att enkelt lagra inkommande och utgående handlingar . Lagra de flesta av
Lagringsmedia
papperslös kontor sina filer och data elektroniskt. Detta medför risk , eftersom data lagras elektroniskt kan förloras eller skadas genom enheten misslyckande , överspänning infektion av datavirus eller andra katastrofala händelser . Uppgifterna bör säkerhetskopieras regelbundet . Lagringsmedier - som hårddiskar , backup magnetband och bandstationer - är viktigt i ett papperslöst kontor . De säkerhetskopierade kopior av data på lagringsmediet lagras normalt offsite om något oförutsett .
